Descubra o segredo para acabar com a procrastinação: método GTD

“Preciso de mais horas no meu dia.”

“Fiz tanta coisa e parece que não fiz nada.”

Essas frases você ouve a toda hora, não é?

Mas você pensa que, no passado, foram poucas as vezes que assumi mais

projetos ou compromissos do que eu conseguia lidar?

Não foram não!

E mais, peço que você debite em minha conta mais uma coisa: sou perfeccionista.

Imagine o nível de stress !!

Assumir mais do que deveria e ainda ter a impressão de que nunca está bom são dois

ingredientes para a tempestade mental perfeita.

E eu não tinha tempo para mais nada.

E todas as pessoas que me rodeavam – parentes mais próximos – atribuiam-me uma aura

de executivo de sucesso, admitindo para si mesmos que minha falta de tempo estava intimamente

ligada a minha carreira.

Ser um workaholic ou um worklover?

Claro que eu precisava mudar a partir dos pressupostos que apresento a você:

Ser um workaholic (ou seja, um trabalhador compulsivo como eu era) não guardava nenhuma

correlação com a alta performance. Era apenas um mito que permeava a mente dos executivos

e ainda perdura.

Um dos maiores receios de um workaholic é o medo de fracassar.

Um worklover ama o seu trabalho mas procura encontrar o equilíbrio não descuidando

do lazer e dos aspectos sociais, mentais e familiares da sua vida.

Enquanto o trabalhador compulsivo dedica excessivas horas para tentar demonstrar o

seu valor, o worklover sabe que trabalhar além dos limites não leva a alta competência.

Que parar para descansar e fazer coisas não relacionadas com o seu trabalho, recupera

suas energias e será mais produtivo quando regressar a se concentrar no seu trabalho.

Antes de entrar no tema do livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Alen,

respondi a uma pergunta no curso online sobre gestão do tempo que abordava o tema da falta de tempo.

Eu teria muitas formas de responder a essa pergunta porque como você viu, senti na

própria pele o peso de não se lidar bem com o meu tempo no passado.

E lembrei de fazer um calculo simples para você…

Veja, você e eu temos 7 dias na semana cada um com 24 horas, o que resulta 168 horas.

É bastante tempo.

Vamos imaginar uma pessoa que trabalhe o equivalente a 8 horas x 5 dias = 40 horas semanais.

Mas agora quero que você extrapole.

Que você imagine que essa pessoa não trabalhe 8 horas por dia,

mas trabalhe bem mais: 12 horas por dia x 5 dias, o que daria = 60 horas semanais.

E estou falando de 12 horas/dia, concentrado, o que é extremamente alto.

Com o sono esta pessoa consumiria: 8horas/dia x 7 dias = 56 horas semanais

Levando em frente essa hipótese, 60 horas trabalhadas + 56 horas de sono = resulta 116 horas

Bem, 168 horas totais da semana – 116 horas = 52 horas…

52 horas dividido por 7 dias = 7horas e 25 minutos por dia. É tempo!!!

O que estamos fazendo com todo esse tempo?

Aqui está a grande questão:

Temos tempo. Não estamos é priorizando.

Mas com tantas tarefas para executar, com o excesso de informações e

a pressão do dia a dia (que só aumenta!) tem muita gente com a sensação

de que faltam horas nos seus dias.

Mas eu tenho uma coisa pra te falar…

Não é o seu dia que precisa de mais horas: somos nós que precisamos ser mais

produtivos e aproveitar melhor as 24 horas que temos.

Ser produtivo significa produzir mais com menor tempo e energia.

Assim sobra mais tempo para você aprender coisas novas, se desenvolver e pensar de forma estratégica.

E quem não quer isso, não é mesmo?

Eu quero ajudar você a usar – uma metodologia incrível que vai aumentar a sua

produtividade em tudo o que você fizer: chamou de método GTD.

Mas O QUE É O GTD?

O GTD é um método simples criado por David Allen ensinado no livro

A arte de fazer acontecer”, que ajuda você a usar o tempo de maneira a ter

mais produtividade e, claro, menos ansiedade e stress.

São 5 etapas simples que farão você lembrar de todos os compromissos,

evitar ficar sobrecarregado e estressado.

Claro que você continuará com muitas coisas para fazer, mas irá melhorar sua organização,

minimizará a procrastinação e renderá muito mais.

COMO UTILIZAR O GTD?

Você precisa seguir aapenas 5 passos:

É isso. Está preparado? Então vamos lá!

  1. Coletar

É hora de você fazer uma faxina mental. Você irá tirar da cabeça todas as ideias e

lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar que você confie.

Então pegue sua caneta, agenda em papel ou computador ou o celular e anote

tudo o que estiver na sua cabeça.

Você pode usar qualquer gerenciador de tarefas que você se adapte mais.

O que vai escrever nessa chamada caixa: TUDO.

Suas obrigações, atividades, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias –

tudo o que ocupa a sua mente.

Tirar o que está na sua cabeça dá tranquilidade a você pois não terá que

se esforçar para lembrar.

Pesquisas tem demonstrado os benefícios, inclusive sobre a saúde,

por externalizar suas metas, desejos e memórias.

Bem, eu já havia falado para você que a diretora do Facebook, Sheryl Sandberg,

manda um recado interessante para você.

Ela diz: concentre-se no seu foco e liberte-se do resto, anotando!

Esvazie a mente do que é trivial.

  1. Processar

Agora você vai pegar toda essa lista e irá analisar item a item e decidir o que

fazer com eles.

Cada um terá uma ação a ser feita ou você decidirá “não fazer nada”.

Para aqueles que não demandam ação, você irá:

  • Descartar o que não deve ser você a fazer;
  • Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” aqueles projetos em

que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo

aprender a tocar violão, etc );

  • Abrir uma outra lista para você registrar coisas para voltar a consultar no futuro.

Pode ser assistir algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…)

 Já para aqueles itens que você sabe que dependem da sua ação, fará o seguinte:

Ter uma lista só das ações e se perceber que alguma tarefa leva menos de dois minutos,

não espere. Faça já e elimine-a de uma vez.

Bem, agora você irá olhar para as ações e classificá-las de 3 maneiras:

  • Quais você irá delegar para a pessoa responsável.
  • Quais você irá executar e portanto, anote o dia e horário iniciá-la e terminá-la.
  • Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.

Não fique preocupado com esse título. Você chamará assim toda aquela atividade

que não consegue realiza-la de uma só vez. Assim você facilita quebrando-as em

ações menores e registrando os dias e horas para fazê-las.

  1. Organizar

Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas.

Alguns exemplos de contextos:

  1. É trabalho? Coloque na lista profissional.
  2. É uma tarefa pessoal? Coloque na lista pessoal.

È para deixar tudo mais facil sabendo quando está dedicando tempo para cada um dos contextos.

  1. Revisar

Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas,

compromissos e projetos organizados.

Eu tenho aconselhado você a ir dormir 15 minutos mais cedo e levantar 15 minutos

mais cedo para reavaliar as suas prioridades do dia.

Neste momento você pode rever e conferir tudo.

  1. Agora

Chegou o momento de cumprir o que você planejou.

Fazer as tarefas, conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.

Se algumas falhas houverem não se preocupe, corrija-as e vá em frente.

Com o tempo você se tornará muito mais produtivo você terá tudo muito mais claro

em sua mente, maior eficiência nas ações e assim, mais produtividade.

Quer se tornar uma pessoa mais produtiva, organizada e capaz de fazer com

mais velocidade? 

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Vá em frente!

Impactplayer

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Sobre João Francisco

O termo Impact Player nasceu do esporte, sendo associado a jogadores que fazem a diferença apenas por estarem em campo, capazes de elevar a confiança de um grupo com sua presença. 

Ou seja, um Impact Player é aquele que faz jogadas individuais incríveis, no entanto, seu principal valor está no papel estratégico que exerce sobre o seu ambiente, no momento em que sabe que o sucesso não é alcançado repentinamente.

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