Método GTD, vamos juntos descobrir o segredo para acabar com a procrastinação.
“Preciso de mais horas no meu dia.”
“Fiz tanta coisa e parece que não fiz nada.”
Essas frases você ouve a toda hora, não é?
Mas você pensa que, no passado, foram poucas as vezes que assumi mais projetos ou compromissos do que eu conseguia lidar?
Não foram não!
E mais, peço que você debite em minha conta mais uma coisa: sou perfeccionista.
Imagine o nível de stress !!
Assumir mais do que deveria e ainda ter a impressão de que nunca está bom são dois
ingredientes para a tempestade mental perfeita.
E eu não tinha tempo para mais nada.
E todas as pessoas que me rodeavam – parentes mais próximos – atribuiam-me uma aura
de executivo de sucesso, admitindo para si mesmos que minha falta de tempo estava intimamente
ligada a minha carreira.
Ser um workaholic ou um worklover?
Claro que eu precisava mudar a partir dos pressupostos que apresento a você:
Ser um workaholic (ou seja, um trabalhador compulsivo como eu era) não guardava nenhuma correlação com a alta performance.
Era apenas um mito que permeava a mente dos executivos e ainda perdura.
Um dos maiores receios de um workaholic é o medo de fracassar.
Um worklover ama o seu trabalho mas procura encontrar o equilíbrio não descuidando do lazer e dos aspectos sociais, mentais e familiares da sua vida.
Enquanto o trabalhador compulsivo dedica excessivas horas para tentar demonstrar o seu valor, o worklover sabe que trabalhar além dos limites não leva a alta competência.
Que parar para descansar e fazer coisas não relacionadas com o seu trabalho, recupera
suas energias e será mais produtivo quando regressar a se concentrar no seu trabalho.
Antes de entrar no tema do livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Alen,
respondi a uma pergunta no curso online sobre gestão do tempo que abordava o tema da falta de tempo.
Eu teria muitas formas de responder a essa pergunta porque como você viu, senti na
própria pele o peso de não se lidar bem com o meu tempo no passado.
E lembrei de fazer um calculo simples para você…
Veja, você e eu temos 7 dias na semana cada um com 24 horas, o que resulta 168 horas.
É bastante tempo.
Vamos imaginar uma pessoa que trabalhe o equivalente a 8 horas x 5 dias = 40 horas semanais.
Mas agora quero que você extrapole.
Que você imagine que essa pessoa não trabalhe 8 horas por dia, mas trabalhe bem mais: 12 horas por dia x 5 dias, o que daria = 60 horas semanais.
E estou falando de 12 horas/dia, concentrado, o que é extremamente alto.
Com o sono esta pessoa consumiria: 8horas/dia x 7 dias = 56 horas semanais
Levando em frente essa hipótese, 60 horas trabalhadas + 56 horas de sono = resulta 116 horas
Bem, 168 horas totais da semana – 116 horas = 52 horas…
52 horas dividido por 7 dias = 7horas e 25 minutos por dia. É tempo!!!
O que estamos fazendo com todo esse tempo?
Aqui está a grande questão:
Temos tempo. Não estamos é priorizando.
Mas com tantas tarefas para executar, com o excesso de informações e a pressão do dia a dia (que só aumenta!) tem muita gente com a sensação de que faltam horas nos seus dias.
Mas eu tenho uma coisa pra te falar…
Não é o seu dia que precisa de mais horas: somos nós que precisamos ser mais
produtivos e aproveitar melhor as 24 horas que temos.
Ser produtivo significa produzir mais com menor tempo e energia.
Assim sobra mais tempo para você aprender coisas novas, se desenvolver e pensar de forma estratégica.
E quem não quer isso, não é mesmo?
Eu quero ajudar você a usar – uma metodologia incrível que vai aumentar a sua
produtividade em tudo o que você fizer: chamou de método GTD.
Mas O QUE É O GTD?
O GTD é um método simples criado por David Allen ensinado no livro
“A arte de fazer acontecer”, que ajuda você a usar o tempo de maneira a ter
mais produtividade e, claro, menos ansiedade e stress.
São 5 etapas simples que farão você lembrar de todos os compromissos,
evitar ficar sobrecarregado e estressado.
Claro que você continuará com muitas coisas para fazer, mas irá melhorar sua organização,
minimizará a procrastinação e renderá muito mais.
COMO UTILIZAR O MÉTODO GTD?
Você precisa seguir aapenas 5 passos:
É isso. Está preparado? Então vamos lá!
1. Coletar
É hora de você fazer uma faxina mental. Você irá tirar da cabeça todas as ideias e
lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar que você confie.
Então pegue sua caneta, agenda em papel ou computador ou o celular e anote tudo o que estiver na sua cabeça.
Você pode usar qualquer gerenciador de tarefas que você se adapte mais.
O que vai escrever nessa chamada caixa: TUDO.
Por exemplo, suas obrigações, atividades, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias – tudo o que ocupa a sua mente.
Tirar o que está na sua cabeça dá tranquilidade a você pois não terá que se esforçar para lembrar.
Pesquisas tem demonstrado os benefícios, inclusive sobre a saúde,
por externalizar suas metas, desejos e memórias.
Bem, eu já havia falado para você que a diretora do Facebook, Sheryl Sandberg,
manda um recado interessante para você.
Ela diz: concentre-se no seu foco e liberte-se do resto, anotando!
Então, esvazie a mente do que é trivial.
2. Processar
Agora você vai pegar toda essa lista e irá analisar item a item e decidir o que fazer com eles.
Cada um terá uma ação a ser feita ou você decidirá “não fazer nada”.
Para aqueles que não demandam ação, você irá:
- Descartar o que não deve ser você a fazer;
- Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” aqueles projetos em que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo aprender a tocar violão, etc );
- Abrir uma outra lista para você registrar coisas para voltar a consultar no futuro.
Pode ser assistir algum filme por exemplo, ou ler artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…)
Já para aqueles itens que você sabe que dependem da sua ação, fará o seguinte:
Ter uma lista só das ações e se perceber que alguma tarefa leva menos de dois minutos,
não espere. Faça já e elimine-a de uma vez.
Bem, agora você irá olhar para as ações e classificá-las de 3 maneiras:
- Quais você irá delegar para a pessoa responsável.
- Quais você irá executar e portanto, anote o dia e horário iniciá-la e terminá-la.
- Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.
Não fique preocupado com esse título.
Você chamará assim toda aquela atividade que não consegue realiza-la de uma só vez.
Assim você facilita quebrando-as em ações menores e registrando os dias e horas para fazê-las.
3. Organizar
Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas.
Alguns exemplos de contextos:
- É trabalho? Então coloque na lista profissional.
- É uma tarefa pessoal? Então coloque na lista pessoal.
Para deixar tudo mais fácil sabendo quando está dedicando tempo para cada um dos contextos.
4. Revisar
Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas,
compromissos e projetos organizados.
Eu tenho aconselhado você a ir dormir 15 minutos mais cedo e levantar 15 minutos
mais cedo para reavaliar as suas prioridades do dia.
Neste momento você pode rever e conferir tudo.
5. Agora
Chegou o momento de cumprir o que você planejou.
Fazer as tarefas, conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.
Se algumas falhas houverem não se preocupe, corrija-as e vá em frente.
Com o tempo você se tornará muito mais produtivo você terá tudo muito mais claro em sua mente, maior eficiência nas ações e assim, mais produtividade.
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Vá em frente!
