“Preciso de mais horas no meu dia.”
“Fiz tanta coisa e parece que não fiz nada.”
Essas frases você ouve a toda hora, não é?
Mas você pensa que, no passado, foram poucas as vezes que assumi mais
projetos ou compromissos do que eu conseguia lidar?
Não foram não!
E mais, peço que você debite em minha conta mais uma coisa: sou perfeccionista.
Imagine o nível de stress !!
Assumir mais do que deveria e ainda ter a impressão de que nunca está bom são dois
ingredientes para a tempestade mental perfeita.
E eu não tinha tempo para mais nada.
E todas as pessoas que me rodeavam – parentes mais próximos – atribuiam-me uma aura
de executivo de sucesso, admitindo para si mesmos que minha falta de tempo estava intimamente
ligada a minha carreira.
Ser um workaholic ou um worklover?
Claro que eu precisava mudar a partir dos pressupostos que apresento a você:
Ser um workaholic (ou seja, um trabalhador compulsivo como eu era) não guardava nenhuma
correlação com a alta performance. Era apenas um mito que permeava a mente dos executivos
e ainda perdura.
Um dos maiores receios de um workaholic é o medo de fracassar.
Um worklover ama o seu trabalho mas procura encontrar o equilíbrio não descuidando
do lazer e dos aspectos sociais, mentais e familiares da sua vida.
Enquanto o trabalhador compulsivo dedica excessivas horas para tentar demonstrar o
seu valor, o worklover sabe que trabalhar além dos limites não leva a alta competência.
Que parar para descansar e fazer coisas não relacionadas com o seu trabalho, recupera
suas energias e será mais produtivo quando regressar a se concentrar no seu trabalho.
Antes de entrar no tema do livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Alen,
respondi a uma pergunta no curso online sobre gestão do tempo que abordava o tema da falta de tempo.
Eu teria muitas formas de responder a essa pergunta porque como você viu, senti na
própria pele o peso de não se lidar bem com o meu tempo no passado.
E lembrei de fazer um calculo simples para você…
Veja, você e eu temos 7 dias na semana cada um com 24 horas, o que resulta 168 horas.
É bastante tempo.
Vamos imaginar uma pessoa que trabalhe o equivalente a 8 horas x 5 dias = 40 horas semanais.
Mas agora quero que você extrapole.
Que você imagine que essa pessoa não trabalhe 8 horas por dia,
mas trabalhe bem mais: 12 horas por dia x 5 dias, o que daria = 60 horas semanais.
E estou falando de 12 horas/dia, concentrado, o que é extremamente alto.
Com o sono esta pessoa consumiria: 8horas/dia x 7 dias = 56 horas semanais
Levando em frente essa hipótese, 60 horas trabalhadas + 56 horas de sono = resulta 116 horas
Bem, 168 horas totais da semana – 116 horas = 52 horas…
52 horas dividido por 7 dias = 7horas e 25 minutos por dia. É tempo!!!
O que estamos fazendo com todo esse tempo?
Aqui está a grande questão:
Temos tempo. Não estamos é priorizando.
Mas com tantas tarefas para executar, com o excesso de informações e
a pressão do dia a dia (que só aumenta!) tem muita gente com a sensação
de que faltam horas nos seus dias.
Mas eu tenho uma coisa pra te falar…
Não é o seu dia que precisa de mais horas: somos nós que precisamos ser mais
produtivos e aproveitar melhor as 24 horas que temos.
Ser produtivo significa produzir mais com menor tempo e energia.
Assim sobra mais tempo para você aprender coisas novas, se desenvolver e pensar de forma estratégica.
E quem não quer isso, não é mesmo?
Eu quero ajudar você a usar – uma metodologia incrível que vai aumentar a sua
produtividade em tudo o que você fizer: chamou de método GTD.
Mas O QUE É O GTD?
O GTD é um método simples criado por David Allen ensinado no livro
“A arte de fazer acontecer”, que ajuda você a usar o tempo de maneira a ter
mais produtividade e, claro, menos ansiedade e stress.
São 5 etapas simples que farão você lembrar de todos os compromissos,
evitar ficar sobrecarregado e estressado.
Claro que você continuará com muitas coisas para fazer, mas irá melhorar sua organização,
minimizará a procrastinação e renderá muito mais.
COMO UTILIZAR O GTD?
Você precisa seguir aapenas 5 passos:
É isso. Está preparado? Então vamos lá!
-
Coletar
É hora de você fazer uma faxina mental. Você irá tirar da cabeça todas as ideias e
lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar que você confie.
Então pegue sua caneta, agenda em papel ou computador ou o celular e anote
tudo o que estiver na sua cabeça.
Você pode usar qualquer gerenciador de tarefas que você se adapte mais.
O que vai escrever nessa chamada caixa: TUDO.
Suas obrigações, atividades, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias –
tudo o que ocupa a sua mente.
Tirar o que está na sua cabeça dá tranquilidade a você pois não terá que
se esforçar para lembrar.
Pesquisas tem demonstrado os benefícios, inclusive sobre a saúde,
por externalizar suas metas, desejos e memórias.
Bem, eu já havia falado para você que a diretora do Facebook, Sheryl Sandberg,
manda um recado interessante para você.
Ela diz: concentre-se no seu foco e liberte-se do resto, anotando!
Esvazie a mente do que é trivial.
-
Processar
Agora você vai pegar toda essa lista e irá analisar item a item e decidir o que
fazer com eles.
Cada um terá uma ação a ser feita ou você decidirá “não fazer nada”.
Para aqueles que não demandam ação, você irá:
- Descartar o que não deve ser você a fazer;
- Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” aqueles projetos em
que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo
aprender a tocar violão, etc );
- Abrir uma outra lista para você registrar coisas para voltar a consultar no futuro.
Pode ser assistir algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…)
Já para aqueles itens que você sabe que dependem da sua ação, fará o seguinte:
Ter uma lista só das ações e se perceber que alguma tarefa leva menos de dois minutos,
não espere. Faça já e elimine-a de uma vez.
Bem, agora você irá olhar para as ações e classificá-las de 3 maneiras:
- Quais você irá delegar para a pessoa responsável.
- Quais você irá executar e portanto, anote o dia e horário iniciá-la e terminá-la.
- Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.
Não fique preocupado com esse título. Você chamará assim toda aquela atividade
que não consegue realiza-la de uma só vez. Assim você facilita quebrando-as em
ações menores e registrando os dias e horas para fazê-las.
-
Organizar
Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas.
Alguns exemplos de contextos:
- É trabalho? Coloque na lista profissional.
- É uma tarefa pessoal? Coloque na lista pessoal.
È para deixar tudo mais facil sabendo quando está dedicando tempo para cada um dos contextos.
-
Revisar
Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas,
compromissos e projetos organizados.
Eu tenho aconselhado você a ir dormir 15 minutos mais cedo e levantar 15 minutos
mais cedo para reavaliar as suas prioridades do dia.
Neste momento você pode rever e conferir tudo.
-
Agora
Chegou o momento de cumprir o que você planejou.
Fazer as tarefas, conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.
Se algumas falhas houverem não se preocupe, corrija-as e vá em frente.
Com o tempo você se tornará muito mais produtivo você terá tudo muito mais claro
em sua mente, maior eficiência nas ações e assim, mais produtividade.
Quer se tornar uma pessoa mais produtiva, organizada e capaz de fazer com
mais velocidade?
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Vá em frente!
