Gestão do tempo no trabalho: 7 dicas para ser mais produtivo

Você sabe quais as vantagens de fazer uma boa gestão do tempo no trabalho?

Como que algumas pessoas produzem mais do que outras?

E quais são os hábitos e costumes dos profissionais mais produtivos?

Você deve estar pensando que que as pessoas mais produtivas do mundo devem trabalhar mais do que as outras. Mas aqui é onde a maioria das pessoas se enganam.

Veja o que diz o escritor norte-americano Harriett Jackson Brown Jr:

“Não diga que você não tem tempo suficiente. Você tem exatamente o mesmo número de horas por dia que foram dadas a Michelangelo, Madre Teresa de Calcutá, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein”.

O mesmo vale para seus colegas de trabalho. Todos têm as mesmas horas a serem cumpridas.

É neste cenário que entra um bom gerenciamento de seu tempo. E quanto melhor você conseguir gerir este tempo, maior será também a sua motivação no trabalho.

Você vai poder produzir mais, ter mais resultados, crescer profissionalmente e ter também mais tempo para suas atividades pessoais.

Por isso que é muito importante sempre buscar dicas para melhorar a produtividade.

Nesse artigo eu selecionei para você 7 dicas:

  • 1. Priorizar e concluir as tarefas mais importantes primeiro;
  • 2. Aprender a dizer “não”;
  • 3. Dedicar todo o foco à tarefa que está em mãos;
  • 4. Não procrastinar;
  • 5. Transformar as principais tarefas em hábitos;
  • 6. Definir um limite de tempo para concluir as tarefas;
  • 7. Criar sistemas de organização;

E é aqui que você entra, aplicando em seu dia a dia essas dicas da seguinte forma:

1. Priorizar e concluir as tarefas mais importantes primeiro

Uma das regras de ouro da gestão do tempo no trabalho é saber priorizar o que de fato é mais importante a ser feito. Identifique diariamente duas ou três tarefas que sejam cruciais. E acabe elas antes de todo o resto.

Ao realizar primeiro as tarefas mais importantes, o seu dia de trabalho já é praticamente uma etapa vencida por você. O que não é tão urgente e importante pode ser feito durante o restante do dia ou até mesmo adiado, já que o essencial está finalizado.

Se você fizer ao contrário, corre o risco de no fim do dia ter feito várias tarefas pequenas, mas não terminado o que realmente importa.

2. Aprender a dizer “não”

Mais difícil que dizer sim é dizer não. E muitos profissionais têm medo de usar essa palavra por pensarem que estão se negando a realizar tarefas, e que isso vai ser prejudicial para sua carreira ou relacionamento com os colegas.

Contudo, muitas vezes dizer sim para tudo será muito mais nocivo para você. Não só pelo fato de que você vai ter cada vez mais tarefas para realizar em menos tempo, prejudicando o planejamento de longo prazo, mas também em relação à qualidade nas entregas.

Em um artigo da HBR, Diana Kander diz:

“Nós nos sobrecarregamos porque não queremos desapontar os outros. Mas os desapontamos porque estamos sobrecarregados”.

Ou seja, saber dizer não na hora certa vai fazer bem a você e à sua relação com os colegas de trabalho.

3. Dedicar todo o foco à tarefa que está em mãos

Ter atenção hoje é quase que uma dádiva devido às inúmeras interrupções que estão a nosso redor.

Para aproveitar melhor o seu tempo no trabalho, foque no que está fazendo e só. Feche todas as abas do navegador que não estão sendo usadas, silencie o seu celular e dê atenção ao que está fazendo neste momento.

Fique imerso na tarefa. Se está fazendo um relatório, concentre-se somente no relatório. Se está conversando com um cliente, concentre-se somente no cliente.

4. Não procrastinar – começar cedo

O impulso de procrastinar é algo humano e um problema que muitas pessoas enfrentam. E ele é real, tanto que o poeta inglês Edward Young definiu que “a procrastinação é a ladra do tempo”.

Uma das dicas para você evitar que a procrastinação chegue e infecte sua rotina é começar as tarefas cedo.

Quando você pensar no “faço depois”, pense por que você precisa fazer depois e se realmente você não pode fazer agora. É algo simples e que parece pequeno, mas que pode ter resultados enormes na sua produtividade.

5. Transformar as principais tarefas em hábitos

Uma dica muito boa sobre gestão do tempo no trabalho é fazer que as suas tarefas-chave se transformarem em nada menos do que hábitos.

Com isso, você vai conseguir realizá-las de forma muito mais natural, menos cansativa, mais produtiva e até mesmo mais divertida, já que é algo que estará enraizado no seu comportamento.

E se você acha que certos hábitos são difíceis de serem incorporados na sua rotina, minha dica de leitura é o livro O Poder do Hábito, de Charles Duhigg.

6. Definir um limite de tempo para concluir as tarefas

Se você não delimita um prazo, talvez procrastine. Portanto, em vez de sentar para trabalhar em um projeto ou tarefa e pensar “eu vou ficar aqui até acabar” tente mudar o pensamento para “eu vou trabalhar nessa tarefa por 1 hora”.

O prazo definido vai forçar você a ser mais focado e ser mais eficiente no que está fazendo neste momento, até mesmo se você não conseguir terminar e tiver que acabar mais tarde.

Ao menos, com o relógio correndo, você procrastina menos e permanece focado.

7. Criar sistemas de organização

Ser organizado é um comportamento essencial para uma boa gestão do tempo no trabalho. Carregar essa características vai poupar muito tempo pois evita que você se sinta perdido, sem saber qual tarefa priorizar ou até mesmo por onde começar.

A dica aqui é fazer uma lista do seu dia a dia ou da sua semana. Pode ser com algumas ferramentas de gestão, bloco de notas ou até mesmo o velho e bom papel. O importante é registrar tudo o que você precisa fazer e riscar o que foi feito.

E você? Tem outra dica de gestão do tempo no trabalho para compartilhar?

Espero que estas 7 dicas ajudem você no seu dia a dia. Eles podem ser aplicados pouco a pouco, o importante é começar e não deixar para amanhã.

Aproveitando o momento, sugiro uma leitura complementar, é o e-book 10 Hábitos dos Empreendedores Bem-Sucedidos, disponível gratuitamente para download.

Vá em frente!!

PS. Foi pensando em você e depois de vários pedidos, que  resolvi criar um CURSO sobre como você pode gerenciar melhor aquilo que tem maior valor para você: o seu tempo.

Uma resposta

  1. Muito obrigada pelo artigo, Gostei:) Acho que dica 6 é excelente! Limite de tempo para concluir as tarefas é muito importante, porque Voce sabe muito bem quanto tempo pode gastar para cumprir os prazos. Na minha vida diaria utilizo Kanban (https://kanbantool.com/pt/) uma ferramenta digital que ajuda me planejar as coisas. Recomendo para todos :)) Obrigada pelo artigo mais uma vez 🙂

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Sobre João Francisco

O termo Impact Player nasceu do esporte, sendo associado a jogadores que fazem a diferença apenas por estarem em campo, capazes de elevar a confiança de um grupo com sua presença. 

Ou seja, um Impact Player é aquele que faz jogadas individuais incríveis, no entanto, seu principal valor está no papel estratégico que exerce sobre o seu ambiente, no momento em que sabe que o sucesso não é alcançado repentinamente.

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