Como fazer a gestão do tempo no trabalho?

 

Você sai de manhã para o trabalho organizando mentalmente seus planos de agenda para o seu dia.

Pensa em como poderia melhorar a gestão do tempo no trabalho.

Ao chegar ao escritório, antes de qualquer coisa, você dá uma checada nos e-mails para ver se há alguma coisa de urgente aguardando.

Ao abri-los percebe que há um agendamento para uma reunião não prevista e uma queixa súbita de um cliente importante.

E num impulso mental involuntário, você pensa: pronto, mais um dia daqueles!

É que você já sabe que a hierarquia das suas prioridades mais uma vez, será transferida lá para o final da sua lista.

Além de que, você terá que fazer entrar em cena e exercer o papel de um personagem que não o (a) agrada: o equilibrista.

Assim você terá que executar várias tarefas em pouco tempo, quase simultâneas.

Mas, na semana passada, o sistema de TI havia tido uma pane. Parou tudo!

E você esteve envolvido para recuperá-lo por 5 horas  se…gui…das.

Bem, 5 horas equivale a você dedicar 1 hora por dia durante os 5 dias úteis da semana ao que você quisesse.

Porém, e se antes tivessem perguntado a você se estaria disposto a dedicar 1 hora por dia, por 5 dias, a ensinar os novos estagiários?

É bem provável que você responderia: não posso! Não tenho tempo!

Bem, até aqui tudo certo.

Mas, de onde saiu esse tempo para atender ao imprevisto da TI?

Bem, vamos agora, você e eu, tirar 3 conclusões rapidinho:

1- o tempo existe, mas não podemos ter mais tempo do que recebemos diariamente;

2- o tempo  é muito elástico, irá se acomodar ao que você  quiser encaixar nele;

3-  a chave então é gerenciar o seu tempo é tratar as prioridades como se fossem panes (paradas) de TI.

Então, sendo realista, é importante absorver as tarefas impostas a você? .

Bem, se a sua resposta for sim, vamos rapidamente saber sob que condições, orientando-nos  pela ciência.

Sabe-se atualmente que só 2,5% das pessoas são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, segundo pesquisa da Universidade de Utah, nos EUA.

O restante dos mortais comuns se atrapalha ao tentar incorporar a multitarefa ao seu cotidiano.

Assim, se é necessário estar aberto à perspectiva da multitarefa em determinadas circunstâncias, o que fazer para  gerenciar todos esses impactos?

Bem, antes de ser prescritivo, vamos pressupor que você já disponha de um planejamento de gestão do tempo no trabalho.

Se for assim, lembrando da falha de TI, quem prioriza o que fazer dentro do seu tempo é você.

A maneira de agir com o imprevisto

1º. Verifique a natureza das tarefas. São rotinas simples que exigem baixa concentração e gasto de energia?

O que já havia sido planejado em sua agenda como mais importante, provavelmente mais complexas exigirá de você prioridade e maior concentração.

Já as demais tarefas que chegam podem ser de rápida execução e nem sempre exigirão de você toda a sua atenção.

Bem, em conhecendo a natureza distinta das tarefas, você poderá agora adequá-las à sua agenda do dia e a seu plano de ação para executá-las no momento apropriado.

Isso evitará que alternâncias continuas e aleatórias entre as tarefas de alta complexidade e aquelas mais simples, consumindo muita energia mental de adaptação.

Portanto, você deve evitar agir como um equilibrista de pratos.

Estes não se concentram e dificilmente conseguem atingir a alta produtividade.

Esses desempenhos inferiores já foram descritos pela Universidade da Califórnia.

As pesquisas indicaram que um profissional típico leva, em média, 25 minutos para voltar a se concentrar na tarefa original depois de uma interrupção.

Então fechando o item 1: distinga e priorize as suas ações!

2º. Em qual período do dia você se acha mais ligado, criativo e com mais energia?

Pois é, no período em que você se acha melhor, mais criativo, dedique-se as tarefas de maior complexidade e importância.

Já noutro bloco cumpra as tarefas que exigirão menos energia de você.

Nestas estarão ações repetitivas e rotineiras ou ainda aquelas que rapidamente você se desprende como: responder e-mails, retornar ligações, pagar uma conta online, etc.

Verifique a possibilidade de você conseguir deslocar as múltiplas tarefas de menor exigência para os momentos certos.

Isso permitirá a você a máxima concentração no que é importante, no bloco de tempo em que você é mais eficiente e produtivo.

Há mais uma possibilidade: Imagine que você está trabalhando em um grande projeto que requer a participação de outras pessoas da empresa.

Nos momentos em que estiver trabalhando intensamente no projeto, mantenha-se concentrado e não o interrompa para realizar qualquer outra tarefa.

Mas haverá períodos em que você não pode continuar porque estará à espera de informações de outras pessoas.

Nestes momentos você pode se dedicar a tarefas de preenchimento que não exigem tanta energia de você, mas que precisam ser concluídas.

Percebeu? O negócio é não fazer do seu dia um caos, misturando as tarefas importantes com aquelas que levam você às circunstâncias da multitarefa.

Tenha em mente o compromisso de sempre classificá-las primeiro para depois priorizá-las em blocos de tempo diferentes.

Elas têm naturezas diferentes e portanto, devem ser executadas em momentos diferentes.

Evite também o conceito first in, first out, ou seja, o primeiro que chega é o primeiro que sai. É você e só você, que pode e deve priorizar!

Olhe sempre para a sua agenda e certifique-se de que está se concentrando nas coisas certas e nos momentos certos para realizá-las.

Isso pode parecer simples a você, mas trará consequências psicológicas importantes e positivas que derivam da sua autodeterminação, direção consciente e pleno controle de sua vida.

Reflita agora sobre essa afirmação que vou fazer: suas tarefas não podem se impor sobre você, salvo em raras exceções. Ou seja, você foi quem as escolheu!

Temos muitas portas todos os dias nos aguardando. Do outro lado sempre há melhores dias que um dia deste lado.

Mas, esperamos sempre a oportunidade perfeita e isso é um momento desperdiçado. A porta não se abrirá sozinha.

Você precisa escolher qual delas você irá abrir e priorizar ações para conquistar o que está aguardando você do outro lado.

Faz sentido para você?

Mas, se acaso, você ainda não dispõe de um planejamento da gestão do seu tempo no trabalho,  eu estou preparando algo diferente para você.

É um trabalho  prático e detalhado construído para que você supere um dos maiores desafios de sua vida: gerir seu tempo!

Eu o lançarei até o  dia 02 de abril e informarei você com mais detalhes.

Você verá que se conseguir manter clareza e foco na prioridade irá concretizando os seus objetivos.

Mas tenha a certeza: há maneiras certas e apropriadas para gerenciar aquilo que é mais precioso para você, que é o seu tempo.

Eu quero mostrar a você de maneira muito simples e prática.

Esta competência será a que fará você se distinguir como profissional e pessoa, aumentado a sua produtividade mais e mais a cada dia, para alcançar o que sempre você desejou.

E se você gostou desse post, com certeza vai gostar também do material que preparei para você: baixe gratuitamente o e-book 15 truques para fazer as pessoas gostarem de você.

Vale a pena, ok?

Vá em frente!!

2 respostas

  1. Todos os dias me sinto como um verdadeiro equilibrista de pratos, sempre tentando mais um, até que tudo cai….Muito obrigado João Francisco.

    1. João,somos assim mesmo.Mas percebo uma coisa muito positiva em seu comentário. É o fato de você ter consciência de que precisa mudar. Pode começar a adotar pequenas mudanças de hábitos até que tenha incorporado mesmo ao seu dia a dia. Depois mais uma e assim vai. Quem sabe você se interessa em assistir o video que fiz sobre mini-hábitos? Muito sucesso sempre!!

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Sobre João Francisco

O termo Impact Player nasceu do esporte, sendo associado a jogadores que fazem a diferença apenas por estarem em campo, capazes de elevar a confiança de um grupo com sua presença. 

Ou seja, um Impact Player é aquele que faz jogadas individuais incríveis, no entanto, seu principal valor está no papel estratégico que exerce sobre o seu ambiente, no momento em que sabe que o sucesso não é alcançado repentinamente.

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